Dalam dunia komunikasi tertulis, tembusan surat memegang peranan penting dalam mendistribusikan informasi kepada pihak yang berkepentingan. Sebagai sarana penyampaian yang terstruktur, tembusan surat memastikan bahwa semua pihak yang relevan menerima informasi yang sama pada waktu yang tepat.

Artikel ini akan mengupas secara mendalam tentang tembusan surat, mulai dari pengertian, cara penulisan, penggunaan, manfaat, hingga etiket penulisannya. Dengan memahami prinsip-prinsip ini, pembaca akan dapat memanfaatkan tembusan surat secara optimal dalam komunikasi bisnis dan profesional.

Pengertian Tembusan Surat

Tembusan surat merupakan salinan dari surat yang dikirimkan kepada pihak ketiga sebagai informasi atau sebagai bukti pengiriman surat.

Penggunaan tembusan surat antara lain:

• Memberikan informasi kepada pihak yang terkait dengan isi surat.
• Sebagai bukti pengiriman surat kepada pihak tertentu.
• Memudahkan penelusuran arsip surat.

Cara Menulis Tembusan Surat

Tembusan surat adalah informasi yang mencantumkan nama dan jabatan pihak lain yang menerima salinan surat tersebut. Tujuannya adalah untuk menginformasikan pihak terkait tentang isi surat dan memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan menerima informasi yang sama.

Rincian Cara Menulis Tembusan Surat

• Tulis “Tembusan:” di baris terpisah setelah salam penutup.
• Cantumkan nama dan jabatan pihak yang menerima tembusan surat.
• Pisahkan setiap nama dengan titik dua (:) dan jabatan dengan koma (,).
• Urutkan nama berdasarkan hierarki atau kepentingan.
• Akhiri tembusan surat dengan titik (.).

Contoh Format Tembusan Surat

Tembusan:

1. Direktur Utama: Bapak A

2. Manajer Keuangan: Ibu B

3. Manajer Operasional: Bapak C

Penggunaan Tembusan Surat

Tembusan surat merupakan bagian penting dari korespondensi bisnis yang digunakan untuk menginformasikan pihak-pihak yang terkait tentang isi surat tanpa mengharuskan mereka mengambil tindakan apa pun.

Tujuan utama penggunaan tembusan surat adalah:

• Menjaga semua pihak yang berkepentingan tetap mendapat informasi tentang perkembangan atau keputusan yang relevan.
• Menyediakan catatan permanen tentang komunikasi dan distribusi informasi.
• Memfasilitasi akuntabilitas dan transparansi dalam proses pengambilan keputusan.

Pihak yang Biasanya Menerima Tembusan Surat

Pihak-pihak yang biasanya menerima tembusan surat meliputi:

• Individu atau departemen yang berkepentingan dengan masalah yang dibahas dalam surat.
• Atasan atau manajer yang mengawasi pengirim atau penerima surat.
• Pihak ketiga yang mungkin terpengaruh oleh isi surat.
• Arsip atau bagian penyimpanan catatan untuk dokumentasi.

Manfaat Menulis Tembusan Surat

Menulis tembusan surat memiliki beberapa manfaat, antara lain:

• Memastikan Semua Pihak Terkait Mendapat Informasi: Tembusan surat memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mengetahui isi surat dan dapat mengambil tindakan yang sesuai.
• Meningkatkan Akuntabilitas: Menulis tembusan surat menciptakan jejak audit yang dapat digunakan untuk melacak siapa yang menerima surat dan kapan mereka menerimanya.
• Memfasilitasi Kolaborasi: Tembusan surat memungkinkan pihak yang berbeda untuk bekerja sama secara lebih efektif dengan memberikan akses ke informasi yang sama.

Kasus Penggunaan yang Membantu

Salah satu contoh kasus di mana tembusan surat sangat membantu adalah ketika sebuah perusahaan perlu memberi tahu beberapa departemen tentang perubahan kebijakan. Dengan menulis tembusan surat kepada semua departemen yang terkena dampak, perusahaan dapat memastikan bahwa semua orang mengetahui perubahan tersebut dan dapat membuat penyesuaian yang diperlukan.

Etiket Penulisan Tembusan Surat

Menulis tembusan surat merupakan bagian penting dari korespondensi bisnis yang profesional. Hal ini menunjukkan kepada penerima bahwa Anda menghargai waktu mereka dan ingin memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mendapat informasi.

Kapan Menulis Tembusan Surat

Tembusan surat biasanya ditulis ketika:

• Informasi dalam surat relevan dengan lebih dari satu orang.
• Anda ingin memberi tahu seseorang tentang korespondensi tanpa melibatkan mereka secara langsung.
• Anda perlu mendokumentasikan bahwa Anda telah mengomunikasikan informasi tertentu kepada pihak lain.

Kepada Siapa Tembusan Surat Tidak Boleh Dikirim

Meskipun tembusan surat dapat menjadi alat yang berguna, ada beberapa orang yang tidak boleh Anda kirim tembusan:

• Pihak yang tidak berkepentingan: Jangan mengirim tembusan kepada orang yang tidak memerlukan informasi dalam surat.
• Pihak yang sensitif: Jika surat berisi informasi sensitif, hanya kirim tembusan kepada orang yang perlu mengetahuinya.
• Pihak yang tidak setuju: Jika Anda mengetahui bahwa seseorang tidak setuju dengan isi surat, jangan mengirim tembusan kepada mereka. Hal ini dapat menyebabkan ketegangan yang tidak perlu.

Penutup

Menulis tembusan surat merupakan keterampilan yang berharga dalam komunikasi tertulis. Dengan mengikuti panduan yang telah diuraikan, pembaca dapat menyusun tembusan surat yang efektif, memastikan bahwa informasi penting tersampaikan kepada semua pihak yang berkepentingan. Kejelasan, akurasi, dan kepatuhan terhadap etika penulisan akan menunjang kelancaran dan kesuksesan komunikasi bisnis.

Pertanyaan Umum yang Sering Muncul

Apakah tembusan surat sama dengan salinan surat?

Tidak, tembusan surat adalah salinan surat yang dikirimkan kepada pihak yang berkepentingan untuk menginformasikan mereka tentang isi surat tanpa memberikan kewajiban untuk menindaklanjutinya. Sementara salinan surat merupakan salinan yang dikirimkan kepada pihak yang berkepentingan sebagai arsip atau untuk tujuan referensi.

Siapa saja pihak yang biasanya menerima tembusan surat?

Pihak yang biasanya menerima tembusan surat adalah atasan, rekan kerja, klien, vendor, dan pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tanpa harus mengambil tindakan langsung.

Apakah etika penulisan tembusan surat juga berlaku untuk email?

Ya, etika penulisan tembusan surat juga berlaku untuk email. Meskipun email memiliki format yang lebih fleksibel, prinsip-prinsip yang sama tentang kesopanan, kejelasan, dan batasan dalam mencantumkan penerima tembusan tetap harus diperhatikan.