Dalam dunia bisnis, komunikasi tertulis memainkan peran penting dalam menjalin hubungan dengan pelanggan dan pemasok. Salah satu bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan adalah surat pesanan, yang berfungsi sebagai dokumen resmi untuk meminta barang atau jasa dari pihak lain.
Salah satu gaya penulisan surat pesanan yang banyak digunakan adalah full block style. Gaya ini ditandai dengan keselarasan semua teks pada sisi kiri halaman, memberikan tampilan yang rapi dan profesional.
Pengertian Surat Pesanan Full Block Style
Surat pesanan full block style merupakan format surat pesanan di mana semua teks dimulai dari batas kiri margin halaman. Gaya ini memberikan tampilan yang rapi dan formal.
Berikut ciri-ciri surat pesanan full block style:
Ciri-ciri
- Semua teks dimulai dari batas kiri margin halaman.
- Tidak ada indentasi pada paragraf pertama.
- Setiap paragraf dipisahkan oleh satu spasi.
- Nama dan alamat penerima ditulis di bagian kiri atas.
- Nama dan alamat pengirim ditulis di bagian kanan atas.
- Tanggal ditulis di bawah alamat pengirim.
- Salam pembuka ditulis di baris baru.
- Isi surat ditulis dalam bentuk paragraf.
- Salam penutup ditulis di baris baru.
- Nama pengirim ditulis di bawah salam penutup.
Struktur Surat Pesanan Full Block Style
Surat pesanan full block style adalah format penulisan surat pesanan yang seluruh barisnya dimulai dari margin kiri. Gaya ini umum digunakan dalam dunia bisnis karena kesederhanaan dan keteraturannya.
Nama Bagian
| Nama Bagian | Penjelasan | Contoh | Gambar |
|---|---|---|---|
| Kepala Surat | Bagian atas surat yang berisi logo, nama perusahaan, dan informasi kontak. | [Masukkan contoh kepala surat] | [Masukkan gambar kepala surat] |
| Tanggal | Tanggal penulisan surat. | 10 Januari 2023 | – |
| Nomor Surat | Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi surat. | 001/PEM/I/2023 | – |
| Alamat Penerima | Alamat lengkap penerima surat. | PT. Maju BersamaJl. Sudirman No. 123Jakarta Selatan | – |
| Salam Pembuka | Salam pembuka yang digunakan untuk memulai surat. | Kepada Yth., | – |
| Paragraf Pembuka | Paragraf yang menjelaskan tujuan penulisan surat. | Dengan hormat,Kami ingin menyampaikan pesanan untuk beberapa barang dari perusahaan Anda. | – |
| Rincian Pesanan | Tabel yang berisi daftar barang yang dipesan, jumlah, harga, dan total. | [Masukkan contoh tabel rincian pesanan] | [Masukkan gambar tabel rincian pesanan] |
| Jumlah Total | Jumlah total yang harus dibayar. | Rp. 10.000.000 | – |
| Syarat Pembayaran | Syarat pembayaran yang disepakati. | Transfer bank | – |
| Salam Penutup | Salam penutup yang digunakan untuk mengakhiri surat. | Terima kasih atas perhatian Anda. | – |
| Nama Penulis | Nama lengkap orang yang menulis surat. | [Masukkan nama penulis] | – |
| Jabatan Penulis | Jabatan penulis surat. | Manajer Pembelian | – |
Cara Menulis Surat Pesanan Full Block Style
Surat pesanan full block style merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk memesan barang atau jasa kepada suatu perusahaan atau organisasi. Surat ini ditulis dengan format yang jelas dan terstruktur, sehingga memudahkan penerima untuk membaca dan memahami isi surat.
Langkah-langkah Menulis Surat Pesanan Full Block Style
- Tuliskan kop surat di bagian atas surat, berisi informasi perusahaan atau organisasi yang mengirim surat.
- Tuliskan tanggal pengiriman surat di sebelah kanan kop surat.
- Tuliskan nama dan alamat penerima surat di bawah tanggal.
- Tuliskan salam pembuka, biasanya “Kepada Yth.” atau “Dengan hormat”.
- Tuliskan isi surat, yang meliputi:
- Pembukaan: Nyatakan tujuan surat, yaitu untuk memesan barang atau jasa.
- Isi: Jelaskan secara rinci barang atau jasa yang dipesan, termasuk jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi lainnya.
- Penutup: Ulangi tujuan surat dan nyatakan harapan atas respons dari penerima.
- Tuliskan salam penutup, biasanya “Terima kasih” atau “Hormat kami”.
- Tuliskan nama dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
- Tuliskan nama dan jabatan orang yang bertanggung jawab atas surat tersebut di bawah tanda tangan.
Contoh Penulisan Setiap Bagian Surat
Kop Surat:
PT Maju Bersama Jl. Raya Sudirman No. 100, Jakarta
Tanggal:
Jakarta, 10 Maret 2023
Alamat Penerima:
CV Sukses Abadi Jl. Thamrin No. 50, Bandung
Salam Pembuka:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Pembelian
Isi Surat:
Dengan hormat, Melalui surat ini, kami bermaksud untuk memesan barang dari perusahaan Bapak/Ibu sebagai berikut:
Nama Barang
Laptop Lenovo IdeaPad 3
Jumlah
10 unit
Harga
Rp 5.000.000/unit
Kami mohon agar barang tersebut dapat dikirimkan ke alamat kantor kami paling lambat tanggal 20 Maret 2023.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Salam Penutup:
Terima kasih. Hormat kami,
Nama dan Tanda Tangan:
(Nama Anda) Manajer Pembelian
Contoh Surat Pesanan Full Block Style
Surat pesanan full block style adalah format surat pesanan yang semua barisnya dimulai dari batas kiri margin, tanpa lekukan. Format ini banyak digunakan karena kesederhanaan dan kemudahan penggunaannya.
Bagian-Bagian Surat Pesanan Full Block Style
- Kop Surat: Berisi informasi perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan logo.
- Tanggal: Tanggal pembuatan surat pesanan.
- Nomor Pesanan: Nomor unik yang diberikan untuk mengidentifikasi pesanan.
- Nama dan Alamat Penerima: Nama dan alamat penerima pesanan.
- Daftar Barang yang Dipesan: Daftar barang yang dipesan, termasuk kuantitas, harga satuan, dan harga total.
- Subtotal: Jumlah total harga barang sebelum pajak dan biaya lainnya.
- Pajak: Jumlah pajak yang dikenakan pada pesanan.
- Biaya Kirim: Biaya pengiriman pesanan.
- Total: Jumlah total yang harus dibayar, termasuk pajak dan biaya kirim.
- Syarat Pembayaran: Syarat dan ketentuan pembayaran pesanan.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pejabat yang berwenang dari perusahaan yang memesan.
Tips Menulis Surat Pesanan Full Block Style
Tata Letak dan Format Surat
Tata letak dan format surat pesanan full block style harus mengikuti pedoman berikut:
- Tuliskan semua teks pada sisi kiri halaman.
- Sisakan margin yang cukup di semua sisi.
- Gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran yang konsisten.
- Sertakan header yang berisi informasi kontak Anda dan tanggal surat.
- Sertakan footer yang berisi informasi kontak penerima.
Manfaat Menggunakan Surat Pesanan Full Block Style
Surat pesanan full block style menawarkan berbagai keuntungan dibandingkan gaya surat pesanan lainnya.
Perbandingan dengan Gaya Surat Pesanan Lain
- Tata letak yang Sederhana: Gaya full block membuat tata letak yang lebih bersih dan mudah dibaca daripada gaya indentasi atau semi-block.
- Penghematan Waktu: Dengan menghilangkan spasi tambahan, gaya full block memungkinkan pengetikan lebih cepat dan efisien.
- Konsistensi: Gaya full block memastikan konsistensi dalam tata letak dan format, memudahkan pemrosesan dan penyimpanan.
Manfaat Tambahan
- Keseragaman: Gaya full block sesuai dengan standar internasional, memfasilitasi komunikasi lintas batas.
- Profesionalisme: Tata letak yang rapi dan jelas menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail.
- Penghematan Kertas: Gaya full block menghemat ruang pada halaman, mengurangi penggunaan kertas dan biaya percetakan.
Kesimpulan Akhir
Dengan mengikuti panduan yang tepat dan memanfaatkan tips yang efektif, surat pesanan full block style dapat menjadi alat komunikasi bisnis yang efisien dan profesional. Gaya penulisan ini tidak hanya memudahkan pembacaan dan pemahaman, tetapi juga memberikan kesan positif pada penerima.
Pertanyaan Umum yang Sering Muncul
Apa perbedaan antara full block style dan block style dalam surat pesanan?
Pada full block style, semua teks sejajar kiri, sedangkan pada block style, hanya alamat dan penutup surat yang sejajar kiri.
Apakah ada alternatif gaya penulisan surat pesanan selain full block style?
Selain full block style, terdapat gaya penulisan surat pesanan lainnya, seperti semi block style dan indented style.
Apa keuntungan menggunakan surat pesanan full block style?
Full block style memberikan tampilan yang rapi dan profesional, memudahkan pembacaan, dan menciptakan kesan positif pada penerima.
