Surat permintaan merupakan alat komunikasi penting dalam berbagai konteks, baik pribadi maupun profesional. Dalam bahasa Inggris, menyusun surat permintaan yang efektif memerlukan pemahaman yang baik tentang format, elemen penting, bahasa, dan gaya yang sesuai.

Artikel ini memberikan panduan komprehensif tentang menulis surat permintaan dalam bahasa Inggris. Kami akan membahas struktur umum, elemen penting, bahasa dan gaya, contoh surat permintaan, dan kiat untuk menulis surat permintaan yang efektif.

Format Surat Permintaan Bahasa Inggris

Struktur umum surat permintaan bahasa Inggris mengikuti format standar surat bisnis formal, terdiri dari beberapa bagian utama.

Terdapat dua jenis format surat permintaan, yaitu formal dan informal. Berikut adalah penjelasannya:

Format Surat Permintaan Formal

• Kepala surat: Menampilkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
• Tanggal: Menunjukkan tanggal surat ditulis.
• Alamat penerima: Mencantumkan nama, jabatan, dan alamat penerima.
• Salam pembuka: Menggunakan frasa formal seperti “Dear [Nama Penerima]”.
• Paragraf pembuka: Menyatakan tujuan surat secara jelas dan ringkas.
• Paragraf isi: Menjelaskan rincian permintaan, termasuk informasi pendukung dan alasan.
• Paragraf penutup: Mengulangi permintaan secara singkat dan menyatakan harapan tindakan dari penerima.
• Tanda tangan: Menampilkan nama dan tanda tangan penulis.
• Catatan: Mencantumkan lampiran atau informasi tambahan jika diperlukan.

Format Surat Permintaan Informal

• Tidak memiliki kepala surat.
• Alamat dan tanggal mungkin tidak disertakan.
• Salam pembuka lebih santai, seperti “Hi [Nama Penerima]”.
• Nada penulisan lebih pribadi dan informal.
• Tanda tangan dapat diganti dengan nama yang diketik.
• Catatan: Format ini cocok untuk permintaan informal atau kepada orang yang dikenal.

Elemen Penting Surat Permintaan

Nama dan Alamat Pengirim

Mencantumkan nama dan alamat pengirim pada bagian atas surat sangat penting untuk memastikan penerima mengetahui identitas dan cara menghubungi pengirim.

Nama dan Alamat Penerima

Menyertakan nama dan alamat penerima memastikan surat tersebut sampai ke orang yang tepat. Jika penerima adalah sebuah organisasi, sertakan nama orang atau departemen tertentu yang dituju.

Tanggal

Menuliskan tanggal pada surat memungkinkan penerima mengetahui kapan surat tersebut dikirim dan dapat membantu melacak proses tindak lanjut.

Salam Pembuka

Salam pembuka memulai surat dengan nada hormat dan profesional. Pilih salam pembuka yang sesuai dengan tingkat formalitas yang diinginkan, seperti “Yang Terhormat” atau “Kepada Yth.”.

Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka memperkenalkan tujuan surat dan memberikan konteks untuk permintaan. Jelaskan secara singkat alasan penulisan surat dan apa yang diminta.

Isi Permintaan

Isi permintaan adalah bagian utama surat, di mana penulis menjelaskan secara rinci apa yang mereka minta. Berikan informasi yang cukup untuk memungkinkan penerima memahami dan mengevaluasi permintaan.

Paragraf Penutup

Paragraf penutup merangkum permintaan dan menyatakan harapan penulis. Ulangi permintaan secara singkat dan nyatakan tindakan yang diharapkan dari penerima.

Salam Penutup

Salam penutup mengakhiri surat dengan nada hormat dan profesional. Pilih salam penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas yang diinginkan, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih”.

Bahasa dan Gaya

Surat permintaan harus ditulis dengan bahasa dan gaya yang formal dan sopan. Bahasa formal dicirikan oleh penggunaan kata-kata yang baku, kalimat yang kompleks, dan tata bahasa yang tepat.

Sebaliknya, bahasa informal menggunakan kata-kata yang lebih santai, kalimat yang lebih pendek, dan tata bahasa yang lebih fleksibel. Dalam surat permintaan, penggunaan bahasa informal harus dihindari karena dapat mengurangi keseriusan dan profesionalisme permintaan.

Frasa dan Ungkapan Umum

• Dengan hormat,
• Dengan senang hati,
• Apakah Anda bersedia…
• Kami ingin meminta…
• Terima kasih atas pertimbangan Anda,

Contoh Surat Permintaan

Surat permintaan merupakan jenis komunikasi tertulis yang bertujuan untuk menyampaikan permintaan secara formal atau informal. Terdapat berbagai tujuan pembuatan surat permintaan, antara lain untuk memperoleh informasi, bantuan, atau izin.

Jenis-Jenis Surat Permintaan

• Permintaan Informasi

  Surat permintaan informasi biasanya ditujukan kepada perusahaan atau instansi tertentu untuk memperoleh data atau keterangan yang dibutuhkan.

  Contoh: Surat permintaan informasi mengenai produk atau layanan yang ditawarkan oleh sebuah perusahaan.

• Permintaan Bantuan

  Surat permintaan bantuan umumnya ditulis secara informal dan ditujukan kepada teman atau rekan kerja untuk meminta bantuan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan tertentu.

  Contoh: Surat permintaan bantuan untuk mengerjakan proyek atau membantu mengurus rumah selama pemilik rumah pergi berlibur.

• Permintaan Izin

  Surat permintaan izin biasanya bersifat formal dan ditujukan kepada pihak berwenang untuk memperoleh persetujuan untuk melakukan suatu tindakan atau menggunakan fasilitas tertentu.

  Contoh: Surat permintaan izin untuk menggunakan ruang pertemuan atau mengadakan acara di tempat umum.

Kiat Menulis Surat Permintaan yang Efektif

Surat permintaan yang efektif sangat penting untuk menyampaikan permintaan Anda dengan jelas dan persuasif. Berikut adalah beberapa kiat untuk menulis surat permintaan yang efektif:

Bersikap Jelas dan Ringkas

• Nyatakan permintaan Anda di awal surat.
• Berikan informasi yang cukup untuk menjelaskan permintaan Anda, tetapi hindari memberikan terlalu banyak detail yang tidak perlu.
• Gunakan bahasa yang spesifik dan hindari generalisasi.

Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional

• Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
• Hindari menggunakan bahasa yang menyinggung atau tidak sopan.
• Gunakan nada yang hormat.

Berikan Alasan yang Kuat untuk Permintaan

• Berikan alasan yang kuat untuk permintaan Anda.
• Jelaskan bagaimana permintaan Anda akan menguntungkan penerima.
• Jika memungkinkan, berikan bukti untuk mendukung permintaan Anda.

Sertakan Ajakan Bertindak yang Jelas

• Sertakan ajakan bertindak yang jelas di akhir surat Anda.
• Beri tahu penerima apa yang Anda ingin mereka lakukan.
• Berikan tenggat waktu untuk merespons jika perlu.

Terakhir

Dengan mengikuti pedoman yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat menyusun surat permintaan bahasa Inggris yang jelas, ringkas, dan profesional. Surat permintaan yang efektif akan membantu Anda menyampaikan pesan dengan jelas, membangun hubungan positif, dan mencapai tujuan yang diinginkan.

Sudut Pertanyaan Umum (FAQ)

Apa saja elemen penting dalam surat permintaan?

Elemen penting dalam surat permintaan meliputi nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, tanggal, salam pembuka, paragraf pembuka, isi permintaan, paragraf penutup, dan salam penutup.

Apa perbedaan antara bahasa formal dan informal dalam surat permintaan?

Bahasa formal digunakan dalam surat permintaan yang ditujukan kepada penerima yang tidak dikenal atau dalam konteks profesional, sedangkan bahasa informal digunakan dalam surat permintaan yang ditujukan kepada teman atau keluarga.

Apa saja kiat untuk menulis surat permintaan yang efektif?

Kiat untuk menulis surat permintaan yang efektif meliputi bersikap jelas dan ringkas, menggunakan bahasa yang sopan dan profesional, memberikan alasan yang kuat untuk permintaan, dan menyertakan ajakan bertindak yang jelas.