Dalam korespondensi resmi, bentuk surat setengah lurus menjadi pilihan populer karena kesederhanaan dan kejelasannya. Berbeda dengan bentuk surat blok dan penuh, surat setengah lurus menggabungkan unsur-unsur formal dengan tata letak yang rapi dan ringkas.
Panduan ini akan menguraikan secara komprehensif konsep, struktur, bahasa, dan prosedur penulisan surat setengah lurus, sehingga memudahkan Anda menyusun korespondensi formal yang efektif dan profesional.
Pengertian Surat Setengah Lurus
Surat setengah lurus merupakan jenis surat resmi yang umum digunakan dalam berbagai keperluan, seperti komunikasi bisnis, pemerintahan, dan pendidikan. Surat ini memiliki format yang lebih fleksibel dibandingkan dengan surat resmi lainnya, seperti surat dinas dan surat niaga.
Karakteristik Surat Setengah Lurus
- Menggunakan format setengah blok, yaitu setiap alinea baru dimulai sedikit menjorok ke dalam dari margin kiri.
- Tidak mencantumkan kop surat.
- Mencantumkan tanggal dan alamat pengirim di bagian kiri atas.
- Mencantumkan nama dan alamat penerima di bagian kiri bawah.
- Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang bersifat umum, seperti “Dengan hormat” atau “Terima kasih.”
- Bahasa yang digunakan bersifat formal namun tetap mudah dipahami.
Perbedaan dengan Jenis Surat Resmi Lainnya
Surat setengah lurus berbeda dengan jenis surat resmi lainnya dalam hal format dan penggunaan:
- Surat Dinas: Menggunakan kop surat, format blok penuh, dan bahasa yang sangat formal.
- Surat Niaga: Menggunakan kop surat, format blok penuh, dan bahasa yang bersifat bisnis dan persuasif.
Struktur dan Format Surat Setengah Lurus
Surat setengah lurus merupakan jenis surat resmi yang memiliki format yang telah distandarisasi. Struktur surat ini terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
Kepala Surat
Kepala surat berisi identitas pengirim surat, yang biasanya berupa logo, nama instansi, dan alamat lengkap.
Tanggal
Tanggal surat mencantumkan tanggal pembuatan surat. Penulisan tanggal mengikuti format hari, tanggal, bulan, dan tahun.
Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas unik dari setiap surat yang dikeluarkan. Penulisan nomor surat mengikuti format yang telah ditetapkan oleh instansi terkait.
Lampiran
Lampiran adalah dokumen tambahan yang disertakan dalam surat. Lampiran dicantumkan di bagian bawah surat dan diberi nomor urut.
Perihal
Perihal merupakan bagian yang berisi informasi singkat tentang maksud dari surat tersebut.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan berisi identitas penerima surat, yang meliputi nama, jabatan, dan alamat lengkap.
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan kata atau frasa yang digunakan untuk mengawali surat.
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian utama yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
Salam Penutup
Salam penutup merupakan kata atau frasa yang digunakan untuk mengakhiri surat.
Nama dan Tanda Tangan
Nama dan tanda tangan merupakan identitas dari pengirim surat.
Bahasa dan Gaya Penulisan
Surat setengah lurus menggunakan bahasa formal dan sopan, yang mencerminkan profesionalisme dan kesopanan dalam komunikasi tertulis.
Kejelasan dan Ringkas
Surat yang efektif harus jelas dan ringkas. Kalimat harus pendek dan lugas, menghindari penggunaan jargon atau bahasa teknis yang tidak perlu. Paragraf harus fokus pada satu topik utama, dengan informasi disajikan secara logis dan mudah dipahami.
Tata Bahasa dan Ejaan
Tata bahasa dan ejaan yang benar sangat penting untuk menjaga kredibilitas dan profesionalisme surat. Hindari kesalahan umum, seperti kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, dan penggunaan tanda baca yang salah.
Nada dan Gaya
Nada surat harus hormat dan profesional, menghindari bahasa yang menghina atau tidak pantas. Gaya penulisan harus objektif dan tidak bias, dengan informasi yang disajikan secara akurat dan tidak memihak.
Contoh Surat Setengah Lurus
Surat setengah lurus merupakan jenis surat resmi yang sering digunakan dalam dunia bisnis dan pemerintahan. Berikut adalah beberapa contoh surat setengah lurus yang umum digunakan:
Surat Permohonan
- Tujuan: Mengajukan permohonan pekerjaan, beasiswa, atau izin
- Format: Format surat resmi dengan kop surat (jika ada), tanggal, nomor surat, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan
- Bahasa: Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia yang baik dan benar, formal, dan jelas
Surat Pemberitahuan
- Tujuan: Memberitahukan informasi penting kepada pihak lain
- Format: Sama seperti surat permohonan, namun dengan penambahan lampiran jika diperlukan
- Bahasa: Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia yang jelas dan mudah dipahami
Surat Undangan
- Tujuan: Mengundang seseorang untuk menghadiri acara atau kegiatan tertentu
- Format: Sama seperti surat pemberitahuan, namun dengan penambahan informasi waktu dan tempat acara
- Bahasa: Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia yang sopan dan formal
Surat Kuasa
- Tujuan: Memberikan wewenang kepada pihak lain untuk bertindak atas nama pemberi kuasa
- Format: Format surat resmi dengan penambahan materai
- Bahasa: Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia yang jelas dan tidak berbelit-belit
Cara Menulis Surat Setengah Lurus
Surat setengah lurus merupakan jenis surat resmi yang sering digunakan dalam komunikasi bisnis dan pemerintahan. Surat ini memiliki format yang cukup sederhana dan mudah diikuti.
Struktur Surat Setengah Lurus
- Kop Surat: Berisi nama dan alamat pengirim, serta tanggal penulisan.
- Nomor Surat: Berisi nomor urut surat yang dikeluarkan oleh pengirim.
- Lampiran: Berisi jumlah lembar lampiran yang disertakan.
- Perihal: Berisi pokok bahasan utama surat.
- Alamat Tujuan: Berisi nama dan alamat penerima surat.
- Salam Pembuka: Berisi salam yang ditujukan kepada penerima surat.
- Isi Surat: Berisi pesan utama yang ingin disampaikan.
- Salam Penutup: Berisi salam penutup yang ditujukan kepada penerima surat.
- Tanda Tangan: Berisi tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat.
- Nama Jelas: Berisi nama lengkap pengirim surat yang diketik di bawah tanda tangan.
Langkah-langkah Menulis Surat Setengah Lurus
- Gunakan kop surat resmi jika tersedia.
- Tuliskan nomor surat di sudut kanan atas.
- Tuliskan jumlah lampiran di bawah nomor surat.
- Tuliskan perihal surat dengan jelas dan ringkas.
- Tuliskan alamat tujuan dengan benar dan lengkap.
- Gunakan salam pembuka yang sesuai, seperti “Dengan hormat” atau “Yth.”.
- Tuliskan isi surat dengan bahasa yang formal dan jelas.
- Tutup surat dengan salam penutup, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih”.
- Tanda tangani surat dengan jelas dan lengkap.
- Ketik nama lengkap pengirim surat di bawah tanda tangan.
Prosedur Pembuatan Surat Setengah Lurus
Pembuatan surat setengah lurus mengikuti tata cara yang sistematis dan terstruktur. Prosedurnya meliputi:
Tata Letak
Tata letak surat setengah lurus ditandai dengan format yang rapi dan terstruktur. Margin kiri dan kanan biasanya berjarak sama, sementara margin atas dan bawah lebih lebar.
Penggunaan Font
Font yang digunakan dalam surat setengah lurus umumnya berjenis Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font yang disarankan adalah 12 poin.
Penomoran Halaman
Penomoran halaman biasanya diletakkan di bagian bawah halaman, sejajar dengan margin kanan. Nomor halaman dimulai dari angka 2 pada halaman kedua, dan seterusnya.
Ringkasan Penutup
Menguasai bentuk surat setengah lurus sangat penting untuk komunikasi resmi yang efektif. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menyusun surat yang jelas, ringkas, dan sesuai dengan standar profesional. Ingatlah untuk menyesuaikan bahasa dan gaya sesuai dengan konteks dan tujuan surat, serta selalu memperhatikan detail untuk menghasilkan korespondensi yang berkualitas tinggi.
Tanya Jawab (Q&A)
Apa perbedaan utama antara surat setengah lurus dan surat blok?
Surat setengah lurus memiliki bagian tanggal, nomor surat, dan lampiran yang rata kiri, sementara bagian lainnya rata kanan. Surat blok, di sisi lain, memiliki semua bagian rata kiri.
Bagaimana cara menulis salam pembuka dan penutup yang sesuai dalam surat setengah lurus?
Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat” atau “Yang terhormat”, diikuti dengan nama penerima. Salam penutup biasanya “Hormat kami” atau “Terima kasih atas perhatiannya”, diikuti dengan nama pengirim.
Apa saja kesalahan umum yang harus dihindari saat menulis surat setengah lurus?
Kesalahan umum meliputi penggunaan bahasa yang tidak formal, tata letak yang tidak konsisten, dan kesalahan ejaan atau tata bahasa. Pastikan untuk meninjau surat dengan cermat sebelum mengirimkannya.
