Lampiran surat merupakan komponen penting dalam korespondensi profesional, yang berfungsi untuk memberikan informasi tambahan atau melengkapi isi surat. Kemampuan membuat lampiran surat yang efektif sangat penting untuk memastikan komunikasi yang jelas dan terorganisir.

Dalam panduan ini, kita akan membahas pengertian lampiran surat, jenis-jenisnya, cara membuatnya secara manual dan digital, penempatannya yang tepat, aturan penamaan, serta tips untuk membuat lampiran surat yang efektif.

Pengertian Lampiran Surat

Lampiran surat adalah dokumen atau bahan pendukung yang menyertai surat utama dan memberikan informasi tambahan yang relevan.

Contoh penggunaan lampiran surat:

• Menyediakan dokumen pendukung seperti sertifikat, resume, atau salinan kontrak.
• Melampirkan materi referensi seperti laporan, artikel, atau presentasi.
• Menyampaikan sampel produk atau materi promosi.

Jenis-jenis Lampiran Surat

Lampiran surat merupakan dokumen atau material tambahan yang disertakan bersama surat untuk memberikan informasi atau bukti pendukung.

Jenis-jenis lampiran surat yang umum digunakan meliputi:

Dokumen

• Laporan
• Proposal
• Presentasi
• Kontrak
• Pernyataan

Data

• Spreadsheet
• Grafik
• Tabel

Gambar

• Foto
• Diagram
• Ilustrasi

Barang Fisik

• Sampel produk
• Brosur
• Brosur

Cara Membuat Lampiran Surat

Lampiran surat adalah dokumen atau file tambahan yang menyertai surat utama dan memberikan informasi atau bukti pendukung. Berikut adalah cara membuat lampiran surat:

Cara Membuat Lampiran Surat Secara Manual

1. Susun surat utama Anda.
2. Tentukan dokumen atau file yang ingin Anda sertakan sebagai lampiran.
3. Buat salinan atau cetak dokumen atau file tersebut.
4. Beri label pada salinan atau cetakan tersebut dengan “Lampiran” atau “Lampiran 1”, “Lampiran 2”, dan seterusnya.
5. Tempatkan lampiran di belakang surat utama, dengan halaman pertama lampiran di atas.
6. Amankan lampiran dengan penjepit kertas atau stapler.
7. Pada surat utama, tulis “Lampiran Terlampir” atau “Lihat Lampiran” di bawah tanda tangan Anda.

Tabel Perbandingan Pembuatan Lampiran Surat Manual dan Digital

Fitur	Pembuatan Lampiran Manual	Pembuatan Lampiran Digital
Kemudahan	Relatif rumit dan memakan waktu	Mudah dan cepat
Keamanan	Lebih rentan terhadap kehilangan atau kerusakan	Lebih aman dan dapat dilacak
Biaya	Biaya cetak dan pengiriman	Gratis atau berbiaya rendah
Keramahan Lingkungan	Tidak ramah lingkungan karena menggunakan kertas	Ramah lingkungan karena tidak menggunakan kertas

Penempatan Lampiran Surat

Lampiran surat ditempatkan di akhir surat, setelah tanda tangan penulis.

Format Penempatan Lampiran Surat

Format penempatan lampiran surat yang benar adalah sebagai berikut:

• Tuliskan kata “Lampiran” atau “Enclosure” diikuti dengan jumlah lampiran dalam tanda kurung.
• Letakkan lampiran di bawah tulisan tersebut, urut sesuai dengan urutan penyebutannya dalam surat.
• Setiap lampiran diberi label sesuai dengan urutannya, seperti “Lampiran 1”, “Lampiran 2”, dan seterusnya.

Aturan Penamaan Lampiran Surat

Menamai lampiran surat dengan tepat sangat penting untuk menjaga organisasi dan profesionalisme. Aturan penamaan yang baik memastikan bahwa lampiran mudah ditemukan, diidentifikasi, dan ditafsirkan oleh penerima.

• Singkat dan Deskriptif: Nama lampiran harus secara jelas menggambarkan isi file, tidak lebih dari 25 karakter.
• Hindari Karakter Khusus: Hindari penggunaan karakter khusus seperti titik dua (:), titik koma (;), dan tanda tanya (?) dalam nama lampiran.
• Gunakan Nama File yang Berarti: Nama file harus memberikan informasi yang cukup tentang isi lampiran, seperti jenis dokumen, tanggal pembuatan, atau topik yang dibahas.
• Konsisten: Ikuti konvensi penamaan yang konsisten di seluruh organisasi untuk memudahkan pencarian dan pengambilan.

Contoh nama lampiran surat yang sesuai meliputi:

• Laporan_Penjualan_Q1_2023.pdf
• Proposal_Proyek_Pembangunan_15_Maret_2023.docx
• Catatan_Rapat_Tim_12_Januari_2023.xlsx

Kiat-kiat Membuat Lampiran Surat yang Efektif

Lampiran surat yang efektif memainkan peran penting dalam menyampaikan informasi tambahan atau melengkapi isi surat utama. Untuk memastikan lampiran Anda efektif, pertimbangkan kiat-kiat berikut:

Menjaga Ukuran File Lampiran

Ukuran file lampiran harus dijaga agar tetap kecil untuk menghindari masalah pengiriman atau pembatasan ukuran file pada platform email. Pertimbangkan untuk mengompres file, menggunakan format file yang lebih efisien, atau membagi file besar menjadi beberapa lampiran yang lebih kecil.

Ringkasan Akhir

Dengan mengikuti panduan yang disajikan, Anda dapat membuat lampiran surat yang profesional, terorganisir, dan efektif. Lampiran surat yang dirancang dengan baik akan meningkatkan kejelasan dan dampak komunikasi tertulis Anda.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Apa itu lampiran surat?

Lampiran surat adalah dokumen atau file tambahan yang disertakan dengan surat untuk memberikan informasi lebih lanjut.

Bagaimana cara membuat lampiran surat secara digital?

Lampiran surat dapat dibuat secara digital dengan memindai dokumen atau file, lalu menyimpannya dalam format yang sesuai, seperti PDF atau Word.

Di mana lampiran surat harus ditempatkan?

Lampiran surat biasanya ditempatkan di bagian akhir surat, setelah tanda tangan dan di bawah baris “Lampiran”.