Lampiran surat merupakan komponen penting dalam korespondensi tertulis yang berfungsi untuk memberikan informasi atau bukti tambahan yang mendukung isi surat. Lampiran surat yang disusun dengan baik dapat meningkatkan kejelasan, kredibilitas, dan efektivitas komunikasi.

Dalam pedoman ini, kita akan membahas secara komprehensif cara menulis lampiran surat, mulai dari pengertian hingga penempatan dan penandaannya. Selain itu, kami juga akan memberikan contoh-contoh lampiran surat yang baik dan benar.

Pengertian Lampiran Surat

Lampiran surat merupakan bagian tambahan yang menyertai surat utama dan berisi dokumen, informasi, atau materi pendukung yang melengkapi isi surat.

Tujuan utama lampiran surat adalah untuk:

• Memberikan bukti atau dokumentasi pendukung untuk klaim atau pernyataan yang dibuat dalam surat.
• Menyediakan informasi tambahan yang tidak dapat dimasukkan ke dalam badan surat karena keterbatasan ruang.
• Memfasilitasi pemahaman yang lebih baik tentang topik yang dibahas dalam surat.

Contoh Lampiran Surat

Beberapa contoh umum lampiran surat meliputi:

• Dokumen resmi (misalnya, sertifikat, kontrak, faktur)
• Laporan atau presentasi
• Foto atau ilustrasi
• Sampel produk
• Data penelitian

Cara Menulis Lampiran Surat

Lampiran surat adalah dokumen tambahan yang menyertai surat utama dan memberikan informasi atau bukti tambahan. Berikut adalah langkah-langkah untuk menulis lampiran surat yang benar:

Menulis Lampiran Surat

1. Tulis judul yang jelas. Judul harus ringkas dan menggambarkan isi lampiran secara akurat.
2. Cantumkan nomor halaman. Jika lampiran terdiri dari beberapa halaman, beri nomor halaman pada setiap halaman.
3. Beri label yang tepat. Lampirkan label yang sesuai dengan judul lampiran pada dokumen yang disertakan.
4. Susun lampiran secara logis. Urutkan lampiran sesuai dengan urutan yang dirujuk dalam surat utama.

Penempatan Lampiran Surat

Lampiran surat adalah dokumen tambahan yang menyertai surat utama dan memberikan informasi atau bukti pendukung. Penempatan lampiran surat harus sesuai dengan standar dan praktik yang berlaku.

Berikut adalah penempatan lampiran surat yang berbeda:

Penempatan di Bawah Tanda Tangan

Lampiran surat dapat ditempatkan di bawah tanda tangan penulis surat. Penempatan ini umum digunakan dan memudahkan penerima untuk mengidentifikasi dan mengakses lampiran.

Penulisan Judul Lampiran Surat

Menulis judul lampiran surat yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa penerima dapat dengan mudah mengidentifikasi isi lampiran tersebut. Berikut adalah panduan cara menulis judul lampiran surat yang baik:

Contoh Judul Lampiran Surat yang Baik

• Laporan Keuangan Q1 2023
• Proposal Proyek Pengembangan Produk Baru
• Ringkasan Hasil Survei Kepuasan Pelanggan

Contoh Judul Lampiran Surat yang Buruk

• Lampiran
• Dokumen Penting
• Informasi

Cara Menandai Lampiran Surat

Menandai lampiran surat merupakan bagian penting dari korespondensi profesional. Penandaan yang tepat memastikan penerima mengetahui adanya lampiran dan memudahkan mereka mengaksesnya.

Cara menandai lampiran surat dalam teks surat:

1. Tuliskan kata “Lampiran” atau “Enclosed” pada baris terpisah di bawah tanda tangan Anda.
2. Beri nomor pada setiap lampiran secara berurutan (misalnya, Lampiran 1, Lampiran 2).
3. Jelaskan secara singkat isi setiap lampiran (misalnya, Lampiran 1: Proposal Bisnis, Lampiran 2: Laporan Keuangan).

Contoh penandaan lampiran surat yang benar:

Hormat kami,

John Doe

Lampiran:

Lampiran 1: Proposal Bisnis

Lampiran 2: Laporan Keuangan

Penomoran Lampiran Surat

Penomoran lampiran surat merupakan bagian penting dari korespondensi formal. Penomoran yang tepat membantu mengidentifikasi dan mengatur lampiran dengan jelas.

Aturan Penomoran Lampiran Surat

Aturan penomoran lampiran surat bervariasi tergantung pada gaya penulisan yang digunakan. Namun, secara umum, berikut adalah beberapa aturan umum:

• Lampiran dinomori secara berurutan, dimulai dengan angka 1.
• Nomor lampiran dicantumkan dalam tanda kurung setelah deskripsi lampiran.
• Jika ada lebih dari satu lampiran, nomor lampiran dipisahkan dengan koma.

Contoh Penomoran Lampiran Surat yang Benar dan Salah

Contoh Penomoran yang Benar:

Lampiran:

• Salinan Faktur (1)
• Laporan Keuangan (2)
• Perjanjian Kerja (3)

Contoh Penomoran yang Salah:

Lampiran:

• Salinan Faktur
• Laporan Keuangan
• Perjanjian Kerja

Jenis-Jenis Lampiran Surat

Lampiran surat berfungsi untuk melengkapi informasi yang tidak dapat dicantumkan dalam isi surat. Lampiran dapat berupa dokumen, foto, atau benda fisik lainnya yang relevan dengan isi surat.

Terdapat beberapa jenis lampiran surat yang umum digunakan, antara lain:

Dokumen

• Dokumen pendukung, seperti salinan KTP, akta kelahiran, atau ijazah.
• Laporan atau proposal yang menjelaskan secara detail informasi yang tidak dapat dicantumkan dalam surat.
• Bukti pembayaran atau kuitansi yang menunjukkan transaksi yang dilakukan.

Fotografi

• Foto bukti kondisi barang atau kerusakan.
• Foto dokumen asli untuk melengkapi informasi dalam surat.
• Foto diri untuk keperluan verifikasi identitas.

Benda Fisik

• Sampel produk yang dikirim untuk diperiksa atau diuji.
• Benda yang menjadi bukti atau barang bukti.
• Hadiah atau cinderamata yang disertakan dalam surat.

Contoh Lampiran Surat yang Umum

Lampiran surat adalah dokumen atau materi tambahan yang menyertai surat utama untuk memberikan informasi atau bukti pendukung. Berikut adalah beberapa jenis lampiran surat yang umum digunakan:

Lampiran Dokumen

• Salinan kontrak atau perjanjian
• Faktur atau tanda terima
• Laporan atau studi

Lampiran Gambar

• Foto atau gambar produk
• Grafik atau diagram
• Peta atau denah

Lampiran Tabel

• Data statistik
• Daftar harga
• Jadwal atau rencana

Ringkasan Penutup

Dengan mengikuti pedoman ini, Anda dapat menulis lampiran surat yang efektif dan profesional yang akan meningkatkan kualitas komunikasi tertulis Anda. Lampiran surat yang disusun dengan baik akan membantu penerima memahami pesan Anda dengan lebih jelas, meningkatkan kredibilitas Anda, dan memberikan dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung klaim Anda.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Apa saja jenis-jenis lampiran surat?

Jenis-jenis lampiran surat meliputi lampiran dokumen, gambar, tabel, presentasi, spreadsheet, dan file audio atau video.

Bagaimana cara menandai lampiran surat dalam teks surat?

Lampiran surat ditandai dalam teks surat dengan cara menulis “Lampiran:” diikuti dengan daftar lampiran yang disertakan.

Apakah lampiran surat harus diberi nomor?

Tidak selalu, tetapi disarankan untuk memberi nomor pada lampiran surat jika ada lebih dari satu lampiran.

Apa yang harus dilakukan jika lampiran surat terlalu besar untuk dikirim melalui email?

Jika lampiran surat terlalu besar, Anda dapat menggunakan layanan berbagi file atau mengompres file tersebut sebelum mengirimnya.