Contoh percakapan telepon keluar sekretaris – Percakapan telepon keluar merupakan aspek penting dalam pekerjaan sekretaris. Percakapan yang efektif dapat meningkatkan reputasi perusahaan dan membangun hubungan yang positif dengan klien dan rekan bisnis.

Panduan ini memberikan contoh percakapan telepon keluar yang efektif, mencakup teknik membangun hubungan, mendengarkan secara aktif, dan menangani panggilan telepon yang sulit.

Pembukaan

Percakapan telepon keluar merupakan aspek penting dalam tugas sekretaris. Percakapan yang efektif tidak hanya memberikan kesan positif bagi penelepon, tetapi juga dapat meningkatkan reputasi perusahaan.

Contohnya, percakapan telepon keluar yang sopan dan profesional dapat membangun hubungan yang baik dengan klien potensial, yang pada akhirnya dapat menghasilkan lebih banyak bisnis.

Tujuan Percakapan Telepon Keluar

Tujuan utama percakapan telepon keluar bagi sekretaris meliputi:

• Memberikan informasi tentang perusahaan
• Menjadwalkan janji temu
• Membangun hubungan dengan klien
• Menindaklanjuti permintaan atau pertanyaan
• Mengumpulkan informasi

Prinsip Percakapan Telepon Keluar yang Efektif

Prinsip-prinsip untuk melakukan percakapan telepon keluar yang efektif meliputi:

• Salam dan perkenalan yang jelas
• Tujuan percakapan yang dinyatakan secara langsung
• Nada bicara yang sopan dan profesional
• Mendengarkan secara aktif dan mengajukan pertanyaan klarifikasi
• Mencatat informasi penting
• Menutup percakapan dengan ramah

Pentingnya Nada Suara

Nada suara yang digunakan dalam percakapan telepon keluar sangat penting. Nada yang sopan, ramah, dan profesional akan memberikan kesan positif bagi penelepon.

Dalam melakukan percakapan telepon keluar, seorang sekretaris harus mengikuti etika dan prosedur yang berlaku. Contohnya, saat menelepon klien, sekretaris akan memperkenalkan diri, menyebutkan nama perusahaan, dan menyatakan tujuan panggilan. Ciri-ciri ceramah yang tidak termasuk dalam percakapan telepon keluar sekretaris adalah adanya penyampaian materi secara sistematis dan terstruktur, seperti yang terdapat pada berikut ini yang bukan ciri ceramah adalah . Percakapan telepon keluar sekretaris lebih bersifat interaktif dan dinamis, berfokus pada pertukaran informasi dan pencapaian tujuan tertentu.

Sebaliknya, nada yang kasar, tidak sopan, atau tidak profesional dapat merusak reputasi perusahaan.

Penanganan Panggilan yang Sulit

Sekretaris mungkin menghadapi panggilan yang sulit dari waktu ke waktu. Dalam situasi ini, penting untuk tetap tenang dan profesional.

Beberapa strategi untuk menangani panggilan yang sulit meliputi:

• Mendengarkan dengan sabar dan tidak menyela
• Mencoba memahami sudut pandang penelepon
• Menawarkan solusi atau bantuan yang sesuai
• Jika memungkinkan, mengalihkan panggilan ke orang yang lebih tepat

Teknik Percakapan Telepon Keluar

Percakapan telepon keluar merupakan aspek penting dalam komunikasi bisnis. Teknik yang efektif memungkinkan sekretaris untuk membangun hubungan, menyampaikan informasi, dan menyelesaikan masalah secara efisien.

Membangun Hubungan, Contoh percakapan telepon keluar sekretaris

Membangun hubungan dengan penelepon sangat penting untuk menciptakan pengalaman yang positif. Teknik untuk membangun hubungan meliputi:

• Menyapa dengan ramah dan profesional
• Menggunakan nada suara yang hangat dan ramah
• Menunjukkan minat yang tulus pada penelepon
• Menggunakan nama penelepon saat memungkinkan

Mendengarkan Secara Aktif

Mendengarkan secara aktif sangat penting untuk memahami kebutuhan penelepon. Teknik untuk mendengarkan secara aktif meliputi:

• Memberikan perhatian penuh pada penelepon
• Menunjukkan bahwa Anda memahami dengan mengulang informasi atau mengajukan pertanyaan klarifikasi
• Menghindari gangguan atau selaan

Menunjukkan Empati

Menunjukkan empati membantu membangun hubungan dan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan penelepon. Teknik untuk menunjukkan empati meliputi:

• Mengakui perasaan penelepon
• Menggunakan bahasa yang penuh kasih sayang
• Menawarkan dukungan atau bantuan

Struktur Percakapan

Percakapan telepon keluar mengikuti struktur yang telah ditentukan yang dirancang untuk memastikan komunikasi yang jelas dan efisien. Struktur ini mencakup beberapa langkah penting yang memastikan pertukaran informasi yang efektif dan membangun hubungan yang positif.

Dalam menjalankan tugasnya, seorang sekretaris sering kali melakukan percakapan telepon keluar. Salah satu contohnya adalah ketika menelepon klien untuk mengonfirmasi janji temu. Dalam percakapan tersebut, sekretaris harus menyampaikan informasi secara jelas dan profesional. Selain itu, pemahaman mengenai fungsi manajemen menurut GR Terry, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian , juga penting dalam mengelola tugas-tugas sekretaris, termasuk saat melakukan percakapan telepon keluar.

Langkah-langkah Utama

1. Pembukaan:Membuka percakapan dengan menyapa penerima, memperkenalkan diri, dan menyatakan tujuan panggilan.
2. Menyampaikan Pesan:Menyampaikan pesan utama panggilan secara jelas dan ringkas, memberikan informasi yang relevan dan menghindari pengulangan.
3. Mendengarkan Aktif:Mendengarkan dengan penuh perhatian tanggapan penerima, mengajukan pertanyaan klarifikasi, dan merangkum poin-poin utama untuk memastikan pemahaman.
4. Menangani Keberatan:Mengatasi setiap keberatan atau pertanyaan yang diajukan penerima dengan sopan dan profesional, memberikan informasi tambahan atau alternatif sesuai kebutuhan.
5. Penutup:Menutup percakapan dengan merangkum poin-poin utama, mengulangi tindakan yang diperlukan, dan mengucapkan terima kasih kepada penerima atas waktu mereka.

Contoh Percakapan Telepon Keluar

Berikut adalah contoh percakapan telepon keluar yang menunjukkan struktur yang efektif:

Pembukaan:“Selamat pagi, Bu Dewi. Saya Riko dari PT. Maju Jaya. Saya menelepon untuk menindaklanjuti email saya sebelumnya tentang penawaran produk kami.” Menyampaikan Pesan:“Kami menawarkan produk baru yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Produk ini akan membantu Anda menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.” Mendengarkan Aktif:“Apakah Anda punya waktu sebentar untuk mendiskusikan produk ini lebih lanjut? Saya dapat menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki.” Menangani Keberatan:“Saya mengerti bahwa Anda sudah menggunakan produk serupa.

Namun, produk kami menawarkan fitur tambahan yang dapat memberikan manfaat yang lebih besar bagi bisnis Anda.” Penutup:“Terima kasih atas waktu Anda, Bu Dewi. Saya akan mengirimkan informasi lebih lanjut melalui email. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.”

Dalam contoh percakapan telepon keluar, sekretaris dapat memanfaatkan pertanyaan untuk bule dalam bahasa inggris untuk memperoleh informasi lebih detail. Dengan mengajukan pertanyaan seperti “Could you please provide more information about…” atau “Can you elaborate on…”, sekretaris dapat menggali informasi penting yang diperlukan untuk tugas atau pengambilan keputusan.

Pengetahuan tentang pertanyaan yang tepat untuk diajukan dapat meningkatkan efektivitas percakapan telepon keluar dan memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan akurat dan komprehensif.

Penanganan Panggilan yang Sulit: Contoh Percakapan Telepon Keluar Sekretaris

Menangani panggilan telepon yang sulit memerlukan keterampilan komunikasi yang baik dan profesionalisme yang tinggi. Ketika menghadapi panggilan yang menantang, sekretaris harus tetap tenang, sopan, dan efektif.

Skenario Panggilan Telepon yang Sulit

Beberapa contoh skenario panggilan telepon yang sulit meliputi:

• Pelanggan yang marah atau kesal
• Penelepon yang agresif atau kasar
• Penelepon yang sulit dipahami
• Penelepon yang mengajukan permintaan yang tidak dapat dipenuhi

Cara Mengatasi Panggilan Telepon yang Sulit

Untuk mengatasi panggilan telepon yang sulit, sekretaris dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Tetap Tenang:Tarik napas dalam-dalam dan tetap tenang. Jangan biarkan emosi menguasai diri.
2. Dengarkan dengan Aktif:Biarkan penelepon mengungkapkan keluhan atau permintaan mereka sepenuhnya. Dengarkan dengan saksama dan tunjukkan bahwa Anda mengerti.
3. Tetap Sopan:Selalu gunakan bahasa yang sopan dan hormat, bahkan saat menghadapi penelepon yang kasar. Hindari menggunakan kata-kata yang bersifat konfrontatif atau defensif.
4. Klarifikasi:Jika diperlukan, ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi masalah atau permintaan penelepon. Ini menunjukkan bahwa Anda peduli dan berusaha membantu.
5. Tawarkan Solusi:Jika memungkinkan, tawarkan solusi yang masuk akal untuk mengatasi masalah penelepon. Jelaskan dengan jelas dan ringkas.
6. Jika Tidak Bisa Dipenuhi:Jika permintaan penelepon tidak dapat dipenuhi, jelaskan alasannya dengan sopan dan profesional. Sarankan alternatif jika tersedia.
7. Dokumentasikan:Dokumentasikan semua panggilan telepon yang sulit, termasuk tanggal, waktu, nama penelepon, dan ringkasan masalah.

Tips Menjaga Ketenangan dan Kesopanan

Untuk menjaga ketenangan dan kesopanan selama panggilan telepon yang sulit, sekretaris dapat menggunakan tips berikut:

• Latih teknik pernapasan dalam
• Fokus pada solusi, bukan masalah
• Ingat bahwa penelepon mungkin juga sedang stres
• Hindari mengambil sikap defensif
• Jika diperlukan, minta bantuan rekan kerja atau atasan

Tindak Lanjut



Tindak lanjut merupakan aspek penting setelah percakapan telepon keluar. Ini membantu membangun hubungan, melacak kemajuan, dan memastikan kepuasan pelanggan.

Contoh Tindak Lanjut Efektif

• Email:Kirim email ringkasan panggilan, meninjau poin-poin penting dan tindakan selanjutnya.
• Catatan Tertulis:Catat detail panggilan, termasuk tanggal, waktu, topik yang dibahas, dan tindakan yang disepakati.

Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

CRM dapat digunakan untuk melacak tindak lanjut dengan efisien. Sistem ini memungkinkan Anda:

• Menjadwalkan pengingat untuk menindaklanjuti prospek atau pelanggan.
• Melacak status tindak lanjut dan tindakan yang diambil.
• Mengotomatiskan proses tindak lanjut, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.

Simpulan Akhir



Dengan mengikuti teknik dan praktik yang diuraikan dalam panduan ini, sekretaris dapat menguasai seni percakapan telepon keluar, membangun reputasi positif untuk diri mereka sendiri dan perusahaan mereka.

FAQ Lengkap

Apa manfaat utama dari percakapan telepon keluar yang efektif?

Meningkatkan reputasi perusahaan, membangun hubungan positif, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Bagaimana cara membangun hubungan dengan penelepon melalui telepon?

Gunakan nada suara yang ramah, perkenalkan diri dengan jelas, dan dengarkan secara aktif apa yang dikatakan penelepon.