Surat dinas pengambilan raport merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada orang tua atau wali murid tentang jadwal dan prosedur pengambilan rapor siswa. Dokumen ini menjadi sarana penting dalam komunikasi antara sekolah dan orang tua, serta memberikan gambaran tentang perkembangan akademik siswa.

Surat dinas pengambilan raport memiliki struktur dan format penulisan tertentu yang harus diikuti. Selain itu, terdapat prosedur pengambilan raport yang harus dipatuhi oleh siswa dan orang tua. Dengan memahami contoh surat dinas pengambilan raport, pihak terkait dapat mengetahui hak dan kewajiban mereka, serta memastikan proses pengambilan raport berjalan lancar.

Definisi Surat Dinas Pengambilan Raport

Surat dinas pengambilan raport merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak sekolah atau instansi pendidikan kepada orang tua atau wali murid.

Surat ini bertujuan untuk menginformasikan jadwal dan tata cara pengambilan raport siswa, yang berisi nilai dan catatan kemajuan belajar selama periode tertentu.

Contoh Kasus Penggunaan

• Pemberitahuan pengambilan raport semester genap
• Pemberitahuan pengambilan raport kenaikan kelas
• Pemberitahuan pengambilan raport setelah ujian nasional

Struktur Surat Dinas Pengambilan Raport

Surat dinas pengambilan raport merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk menginformasikan kepada orang tua atau wali murid tentang waktu dan tempat pengambilan raport siswa.

Struktur Surat Dinas Pengambilan Raport

No.	Bagian Surat	Isi	Format Penulisan
1	Kop Surat	Mencantumkan logo dan nama instansi pendidikan	Ditempatkan di bagian atas surat, rata tengah
2	Nomor Surat	Nomor urut surat yang dikeluarkan	Ditempatkan di bawah kop surat, rata kanan
3	Lampiran	Jumlah lampiran yang disertakan	Ditempatkan di bawah nomor surat, rata kanan
4	Perihal	Judul surat, yaitu “Pengambilan Raport”	Ditempatkan di bawah lampiran, rata tengah
5	Salam Pembuka	Biasanya menggunakan “Dengan hormat”	Ditempatkan di baris baru, rata kiri
6	Paragraf Pembuka	Menjelaskan tujuan surat, yaitu menginformasikan waktu dan tempat pengambilan raport	Ditempatkan setelah salam pembuka, rata kiri
7	Paragraf Isi	Menyajikan informasi detail tentang waktu dan tempat pengambilan raport	Ditempatkan setelah paragraf pembuka, rata kiri
8	Paragraf Penutup	Mengungkapkan harapan atau imbauan kepada orang tua atau wali murid	Ditempatkan setelah paragraf isi, rata kiri
9	Salam Penutup	Biasanya menggunakan “Terima kasih”	Ditempatkan di baris baru, rata kiri
10	Nama Jabatan	Nama jabatan penandatangan surat	Ditempatkan di bawah salam penutup, rata kiri
11	Tanda Tangan	Tanda tangan asli atau digital penandatangan surat	Ditempatkan di bawah nama jabatan
12	Nama Lengkap	Nama lengkap penandatangan surat	Ditempatkan di bawah tanda tangan

Cara Menulis Surat Dinas Pengambilan Raport

Surat dinas pengambilan raport adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan jadwal pengambilan raport siswa kepada orang tua atau wali.

Langkah Penulisan

• Kop surat: Mencantumkan logo dan nama instansi pendidikan.
• Nomor surat: Mencantumkan nomor urut surat yang dikeluarkan.
• Tanggal surat: Mencantumkan tanggal pembuatan surat.
• Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan (jika ada).
• Perihal: Mencantumkan pokok permasalahan surat, yaitu “Pengambilan Raport Siswa”.
• Salam pembuka: Menuliskan salam pembuka yang sesuai, seperti “Dengan hormat”.
• Isi surat: Menjelaskan tujuan surat, yaitu untuk memberitahukan jadwal pengambilan raport siswa. Mencantumkan tanggal, waktu, dan tempat pengambilan raport.
• Penutup surat: Menuliskan kalimat penutup yang sesuai, seperti “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih”.
• Tanda tangan dan nama pejabat: Menuliskan tanda tangan dan nama pejabat yang berwenang, beserta stempel instansi.

Contoh Kalimat

Kalimat Pembuka

Dengan hormat,

Isi Surat

Dengan ini kami beritahukan bahwa pengambilan raport siswa kelas [nama kelas] akan dilaksanakan pada:

Kalimat Penutup

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Contoh Surat Dinas Pengambilan Raport

Surat dinas pengambilan raport adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sekolah kepada orang tua/wali murid untuk memberitahukan waktu dan tempat pengambilan raport siswa.

Bagian-Bagian Surat Dinas Pengambilan Raport

• Kop surat
• Nomor surat
• Tanggal surat
• Perihal
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama lengkap
• Jabatan

Prosedur Pengambilan Raport

Surat dinas pengambilan raport memuat informasi mengenai prosedur pengambilan raport siswa. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengambilan raport berjalan tertib dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pihak yang Berwenang Mengambil Raport

• Orang tua atau wali siswa yang sah
• Siswa yang bersangkutan (untuk siswa tingkat atas)
• Pihak lain yang diberi kuasa secara tertulis oleh orang tua atau wali siswa

Persyaratan Pengambilan Raport

• Membawa surat dinas pengambilan raport
• Membawa kartu identitas (KTP/SIM/Kartu Pelajar)
• Surat kuasa (jika pengambilan dilakukan oleh pihak lain)

Jangka Waktu Pengambilan Raport

Jangka waktu pengambilan raport biasanya ditentukan oleh pihak sekolah. Umumnya, pengambilan raport dilakukan pada waktu yang telah ditentukan, seperti pada hari dan jam tertentu.

Hak dan Kewajiban Siswa dan Orang Tua

Siswa dan orang tua memiliki hak dan kewajiban tertentu dalam hal pengambilan rapor. Penting untuk memahami hak dan kewajiban ini agar proses pengambilan rapor berjalan lancar dan bermanfaat.

Hak Siswa

• Hak untuk menerima rapor yang akurat dan tepat waktu.
• Hak untuk memahami isi rapor dan mendiskusikannya dengan guru atau konselor.
• Hak untuk mengajukan keberatan atau banding jika ada kesalahan dalam rapor.

Kewajiban Siswa

• Kewajiban untuk menghadiri pertemuan pengambilan rapor atau menugaskan orang tua/wali untuk hadir.
• Kewajiban untuk meninjau rapor dengan cermat dan mendiskusikannya dengan orang tua/wali.
• Kewajiban untuk memahami implikasi dari nilai yang diperoleh dan mengambil tindakan yang sesuai.

Hak Orang Tua

• Hak untuk menerima rapor anak mereka dan mendiskusikannya dengan guru atau konselor.
• Hak untuk mengajukan keberatan atau banding jika ada kesalahan dalam rapor.
• Hak untuk berpartisipasi dalam proses pendidikan anak mereka, termasuk pengambilan rapor.

Kewajiban Orang Tua

• Kewajiban untuk menghadiri pertemuan pengambilan rapor atau menugaskan orang tua/wali lain untuk hadir.
• Kewajiban untuk meninjau rapor anak mereka dengan cermat dan mendiskusikannya dengan anak mereka.
• Kewajiban untuk mendukung anak mereka dalam mencapai tujuan pendidikan mereka.

Keberatan dan Banding

Jika siswa atau orang tua memiliki keberatan atau masalah dengan isi rapor, mereka dapat mengajukan keberatan atau banding. Proses ini biasanya melibatkan pengajuan permintaan tertulis kepada kepala sekolah atau otoritas yang berwenang lainnya. Permintaan tersebut harus berisi alasan keberatan dan bukti yang mendukung.

Terakhir

Dengan adanya surat dinas pengambilan raport, orang tua dapat memperoleh informasi yang jelas dan akurat tentang prestasi akademik anak mereka. Hal ini menjadi dasar bagi orang tua untuk memberikan dukungan dan bimbingan yang tepat sesuai dengan kebutuhan siswa. Selain itu, prosedur pengambilan raport yang terstruktur akan menciptakan ketertiban dan kelancaran dalam proses distribusi rapor.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Apa saja syarat yang harus dipenuhi untuk mengambil raport?

Persyaratan pengambilan raport dapat bervariasi antar sekolah, namun umumnya meliputi kartu identitas siswa atau orang tua, surat kuasa jika pengambilan dilakukan oleh pihak lain, dan pelunasan biaya administrasi.

Bagaimana jika siswa atau orang tua tidak dapat mengambil raport pada waktu yang ditentukan?

Sekolah biasanya memberikan waktu pengambilan raport yang fleksibel. Jika berhalangan hadir, pihak sekolah dapat memberikan solusi alternatif seperti pengambilan raport di kemudian hari atau melalui jasa kurir.

Apakah orang tua berhak mengajukan keberatan atau banding atas nilai rapor?

Orang tua memiliki hak untuk mengajukan keberatan atau banding jika terdapat kekeliruan dalam nilai rapor. Keberatan harus diajukan secara tertulis dan disertai dengan bukti pendukung.